FAQ - Häufig gestellte Fragen

wir helfen gerne

Was ist automatische Rechnungsverarbeitung?

Automatische Rechnungsverarbeitung ist die automatisierte Erkennung, Verteilung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Unsere intelligente Software erfasst, prüft und liest die Inhalte der Rechnung aus und gleicht diese, sofern vorhanden, mit Bestelldaten ab. Die zu prüfende Rechnung wird automatisch an die zuständigen Mitarbeiter verteilt und z.B. durch Kostenstellen und Sachkonten ergänzt. Danach folgt die Buchungsübergabe an die Finanzbuchhaltung.

Für wen ist die automatische Rechnungsverarbeitung geeignet?

Die digitale Rechnungsverarbeitung eignet sich für Unternehmen und Verwaltungen jeder Größe. Je mehr Rechnungen verarbeitet werden, desto höher ist selbstverständlich der Nutzen.

Welche Vorteile bietet mir die automatische Rechnungsverarbeitung?

Die automatische Rechnungsverarbeitung reduziert den Aufwand um bis zu 70% bei Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung von Eingangsrechnungen (Quelle Aareon)

Durch die zentrale Archivierung und automatische Weiterleitung reduzieren sich Transport- und Liegezeiten, was unter anderem zu mehr Skontonutzung führt. Ein intuitiv verständlicher Workflow sorgt für mehr Übersicht und Sie wissen immer in welchem Status sich die Rechnung momentan befindet. Dazu werden die gesetzlichen Anforderungen nach GoBD erfüllt.

Wie verbessert iFlow die Arbeitsprozesse?

iFlow bietet einen individuell skalierbaren Workflow, der ganz auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Arbeitsvorgänge werden nach Möglichkeit automatisiert oder durch Teilautomatisierung erheblich erleichtert. Entscheidungsträger werden bei Handlungsbedarf unkompliziert eingebunden und können so schnell reagieren. Die jahrelange Erfahrung mit Kunden aus verschiedenen Branchen erlaubte uns ein System zu entwickeln, das es Ihren Mitarbeitern erlaubt sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, statt sich mit Routineaufgaben zu beschäftigen.

 

Kann mit iFlow von überall gearbeitet werden?

Der iFlow Webclient bietet Ihnen die Möglichkeit weltweit auf alle Daten zugreifen zu können. Das bringt nicht nur große Vorteile für Unternehmen mit mehreren Firmenfilialen, denn mit fortschreitenden Globalisierung und Vollvernetzung ist es unabdingbar, dass Ihnen alle arbeitsrelevanten Daten überall zur Verfügung stehen, egal ob im Home-Office, als Außendienstmitarbeiter oder auf Geschäftsreise. Die COVID-Pandemie hat eindrücklich bewiesen welche Vorteile eine ortsunabhängige Rechnungsprüfung bietet.

 

Können mehrere Mitarbeiter oder externe Prüfer eingebunden werden?

Gute Zusammenarbeit und Teamwork sind für die Produktivität eines Unternehmens ein entscheidender Faktor. iFlow ist für einen reibungslosen Arbeitsablauf optimiert und fördert somit interne Organisations- und Interaktionsprozesse. Rechnungen können mit Kommentaren und Notizen versehen werden, was einen schnellen und effektiven Austausch ermöglicht. Rechnungen weiterzuleiten und zu teilen funktioniert einfach und direkt, auch externe Personen, wie etwa Finanzbuchalter können ohne Umwege eingebunden werden.

 

Welche Programme lassen sich anbinden?

Im Firmenalltag kommen unterschiedliche Programme zum Einsatz, wie z.B. Customer-Relationship-Management-Systeme, die sich als sehr wichtige Geschäftsgrundlage etabliert haben. iFlow bietet Schnittstellen, die eine Kommunikation zwischen diesen Programmen erlauben, ein gutes Beispiel ist etwa das Microsoft Dynamics NAV. Gerne erarbeiten wir auch individuelle Lösungen für Sie, um ihre Geschäftsprozesse noch weiter zu optimieren.

 

Ist iFlow sicher?

iFlow bietet eine Zugriffskontrolle auf skalierbaren Rechtebenen Ihrer Mitarbeiter. So ist sichergestellt, dass Daten und Freigaben nur von dem Mitarbeiterkreis angesprochen werden können, der dafür vorgesehen ist. Natürlich genügt iFlow allen Sicherheitsstandards und setzt dabei noch neue Maßstäbe, das wird auch durch unser vom TÜV nach DIN EN ISO 27001 zertifiziert Rechenzentrum Oberhausen belegt.

 

Ist iFlow revisionssicher und erfüllt alle rechtlichen Vorgaben?

Eine revisionssichere Archivierung ist bei rechtlich und steuerlich relevanten Dokumenten unabdingbar. In Deutschland müssen elektronische Archivsysteme den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der GoBD und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. iFlow entspricht allen diesen Anforderungen und macht die Umsetzung dieser für Ihr Unternehmen zu einem Automatismus und spart Ihnen dadurch Zeit und Nerven.

 

Wo werden die Daten abgespeichert?

Das Kernstück des iFlow ist das Ablagesystem, die Archivierung und Verarbeitung muss sicher und performant erfolgen und archivierte Rechnungen müssen für einen sofortigen Zugriff bereitliegen. Dazu steht unser hauseigenes Rechenzentrum Oberhausen, das nach DIN EN ISO 27001 zertifiziert ist, zur Verfügung. So können wir Ihnen ein Optimum an Sicherheit, Stabilität und Geschwindigkeit bieten. Eine effektive Suchfunktion mit mannigfaltigen Filtereinstellungen stellen das schnelle und reibungslose Auffinden und Aufrufen von Rechnungen sicher. Auch die Arbeit mit Papierrechnungen benötigt lediglich einen Scanner. Die automatische Datenerfassung und Verschlagwortung erleichtern die Arbeit noch einmal deutlich.

 

Welche Dateiformate kann iFlow automatisch erkennen?

  • Gescannte Papier-Rechnungen
  • Rechnungen im PDF-Format
  • Belege im EDI- oder ZUGFeRD-Format

 

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die vorkonfigurierte iFlow-Software für die Rechnungsverarbeitung kann in drei Tagen oder schneller bereitgestellt werden, je nach Komplexität der Implementierung und einschließlich Nutzerschulung. In unseren Konfigurationshinweisen sind die Implementierungsschritte festgehalten. Nutzer, Rollen und nicht Workflow-bezogene Felder lassen sich einfach ändern. Wir führen Installation und Schulung aus der Ferne durch, um Unterbrechungen in Ihrem Unternehmen auf ein Minimum zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz und Produktivität Ihrer Buchhaltungsabteilung in wenigen Tagen zu steigern. Die Anwender können mit jedem aktuellen Standard-Webbrowser auf das iFlow-System zugreifen – einfach anmelden und loslegen.

Wieviel kostet iFlow?

Da wir Ihnen ein individuell skalierbares Produkt je nach Unternehmensgröße und Anforderungen zur Verfügung stellen, können wir Ihnen ein Produkt mit einem optimalen Preis- Leistungsverhältnis garantieren. Sprechen Sie uns an: Kontaktformular

 

Wie lange dauert eine Einführung?

iFlow zeichnet sich durch seine intuitive und einfache Bedienung aus, kann dabei jedoch auch komplexe Rechnungsprüfverfahren darstellen. Damit Ihre Mitarbeiter das volle Potential ausschöpfen können steht Ihnen unser Team für eine Einführung der Software zur Verfügung, egal ob Einzel- oder Gruppenschulung.

 

Wie gestaltet sich der Support?

Der Support ist schnell und flexibel und unsere Fachkräfte sind jederzeit per Ticket, E-Mail oder telefonisch für Sie erreichbar und helfen schnell und unkompliziert. Wir verstehen uns als Serviceanbieter, der Ihnen in jeder Lage mit Sachverstand und Kompetenz zur Seite steht. Nur so wird aus einem guten Produkt eine vollumfängliche Lösung mit der Sie zu 100% zufrieden sind. 

 

Welche Systeme können integriert werden?

Eine nahtlose Integration aller gängigen ERP-Systeme wie etwa Microsoft Dynamics NAV / BC oder DATEV ist problemlos möglich. Gerne erarbeiten wir mit Ihnen auch individuelle Lösungen und Erweiterungen, sprechen Sie uns an.